问个关于家庭团聚入境日期延期的问题

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之前帮孩子办理家庭团聚签证，申请的是15.09.2010入境德国，也去北京大使馆办理申请签证的手续了。
但是现在突然有紧急情况暂时接不了，要推迟到明年的2月份才能接。问过北京使馆，使馆那边说可以办延期。
但是我们这边收到外办要去补交材料的信了，并且昨天也已经去跟外办说明情况，外办给出了一个证明，说我们明年再申请。

那这种情况下，是不是只能再折腾去趟北京大使馆，一切重新办理？之前在北京交上的材料还需要再补交一遍吗？（公证认证之类的都得重新办理？）
还是这次被据之后，材料就退还给我们了？等我们再申请的时候，直接拿这些材料交上就可以？

使馆电话一直不好打，先在这里问问
怎么办延期？就是把入境日期由15.09.2010推迟到15.02.2011

谢谢