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本文的基础是医疗技术及制药企业的大型机器、仪器、生产设备的采购。
技术采购的流程分为8个步骤，简列如下：
第一步.撰写URS(用户需求说明书)
第二步.Ausschreibung (招标)
第三步.Verhandlungsgespräch (谈判)
第四步.Entscheidungsanalyse (定标)
第五步.Vertragsabschließung (合同)
第六步.FAT(工厂验收测试)
第七步.SAT(现场验收测试)
第八步.验证(DQ、IQ、OQ、PQ)，并出具验证合格证书
第一步.撰写URS (User Requirement Specification，用户需求标准)
由URS的中文翻译我们可以看出，其内容就是购买者对所购买设备的结构、规格、功能、质量、工作原理、工艺流程、使用、服务等方面要求。把我们购买设备(或机器)的参数、要达到的目的、环境安全健康要求、消防要求，空间要求等等详细罗列出来，就形成了具体的URS文件。
有了它就知道我们到底需要购买什么样的设备，这也是把它放在第一个步骤的原因。
在我们公司，这一步骤是由工程技术部门完成的，不要求采购部门参与，但URS意义重大，如果没有它，后面的七个步骤都无法进行，所以我把它单独列出来。
第二步.Ausschreibung(招标)
有了URS作依据，就可以按照公司的招标程序，向供应商发出招标函。招标有统一的格式且各个公司有其自己特定的程序，在这里就不多写了。
如果不举行招标会，这一步骤就是向供应商询价。
URS是供应商写标书的基础。如果供应商能提供的设备(或机器)达不到URS的要求，就没有机会参与竞标了。
在我们公司，招标由采购部门组织，但是审核标书由工程技术部门完成，采购部门可以自行决定是否参与审核。
第三步.Verhandlungsgespräch(谈判)
审核标书这一环节结束后，经过工程技术部门和采购部门的讨论，2至4个供应商将会分别被邀请参加商务会谈。
商务会谈具体谈什么、怎么谈，各个公司有其自己的规定。一般来说没有采购员自由发挥的余地。
这里以我们公司的《机器设备采购商务会谈纪要》（Verhandlungsprotokoll für Maschinen und Anlagen）为基础简略写写：
1）标的。即要购买的机器设备，其结构、规格、功能、质量已经由URS规定了。
2）合同的基础(Vertragsgrundlage)，也就是说，一旦该供应商中标，签合同的依据是什么？
3）供货范围(Liefer- und Leistungsumfang)。供应商是否只提供机器设备？是否提供安装？是否提供培训？培训多长时间？收费几何？是否提供若干年的免费维修保养服务？ 是否提供免费的软件更新？
4）机器设备交付时的包装要求。按海运、陆运还是空运的要求来包装？是否装木箱？木箱是否要熏蒸？是否装托盘？铁托盘还是木托盘？
5）机器设备交付时的表面处理要求(Oberflächenbehandlung)。铁、铝合金、不锈钢表面？是否要涂漆？涂层要多厚？涂料有何要求？颜色有何要求？
6）交货条件。交货地点在哪里？我方自取还是供应商送货？送货的贸易条件（Incoterms）是什么？货物在运输途中的保险由谁支付？
7）各项期限。订单最迟何时应发给供应商？供应商最迟何时开始生产？何时可以做工厂验收测试？何时交货？何时开始安装？何时做现场验收测试？何时验证？机器设备何时开始正式运作？
8）进度监控(Termin- und Leistungsverfolgung)。供应商是否需要提交进度报告？每隔多久提交一次？我方是否需要到供应商的工厂检查其进度？
9）工程分包。供应商是否需要委托分包商来制造机器设备的某一组成部分？我方可否指定分包商？
10）价格。定价货币是哪个币种？总毛价多少？折扣多少？总净价多少？税率多高？价格有效期多长？
11）支付条件。百分之多少的预付款？何时支付预付款？供应商是否需要提供预付款保函（Vorauszahlungsbürgschaft）？哪些银行开的预付款保函可以被接受？哪些不可以？工厂验收测试通过后，支付百分之多少的货款？供应商发货后，支付百分之多少的货款？现场验收测试通过后，支付多少的尾款？供应商是否需要提供维修责任保函（Mängelhaftungsbürgschaft）？
12）合同违约金（Konventionalstrafe）。何种情况属于违约？违约金占合同总金额的百分之多少？供应商何时开始支付？如何支付？
13）维修责任。何种情况下供应商必须对机器设备进行无偿维修？保修期多长？
14）保密协议（Geheimhaltungsvereinbarung）。什么文件、什么内容需要对什么人保密？需要保密多长时间？以往有无跟该供应商签过保密协议？
15）保险。供应商是否有第三方责任险（Haftpflichtversicherung）和安装工程一切险（Montageversicherung）？赔偿限额是多少？
第四步.Entscheidungsanalyse(定标)
这一步很重要，因为我们将决定跟哪个供应商合作。
经过商务谈判，我们知道，虽然所有被邀请的供应商都能提供功能基本一致的机器设备，但可能供应商甲的支付条件最优惠，供应商乙能最快交货，供应商丙的价格最低，供应商丁的机器设备稳定性最好设计使用寿命最长……我们究竟该选择谁？
每个公司都有自己的决策分析系统。
这里以我们公司的系统为基础简单写写。
1）确定决策的标准。根据标准的性质，可以分为“M标”和“W标”。“M”是“MUSS”，即必须达到的标准,“W”是“WUNSCH”，即期望达到的标准。哪些标准是“M标”、哪些标准是“W标”，要具体问题具体分析。比如说，某项目的时间比较紧,那么交货期限可能就是“M标”，某项目的预算不高,那么价格可能就是“M标”。
划分“M标”和“W标”，是工程技术部和采购部的共同任务。
确定了“M标”和“W标”之后，一旦某些供应商不达某一项“M标”，就可以被淘汰了。
2）对“W标”进行两两比较,确定各个“W标”在决策过程中所占的比重。
“W标” 虽然都是期望达到的标准，但是也有“最重要”“重要”“不重要”之分。通过一个偏好矩阵（Präferenzmatrix）可以按重要性给所有的“W标”排序并计算出其在决策过程中所占的比重。偏好矩阵如何做，请大家问万能的互联网吧，网上的资料很充足，我这里就不详细写了。
3）按“W标”给每个供应商量化评价。
4）量化评价乘以各个“W标”的比重，得出供应商的各项成绩。
5）各项成绩汇总成为总成绩，然后进行横向对比，即可分出优劣。
第五步.Vertragsabschließung(合同)
确定跟哪个供应商合作之后，就要签定合同了。
合同的格式和条款是由公司的法务部门设计并敲定的。工程技术部也好,采购部也好,由于缺乏法律方面的专业知识，不可能胜任这一工作。
既然格式和条款都已经定死，采购部门就只能在细节上作文章了。下面以我们公司的《机器设备购买合同》为基础简略写写个别的细节：
1）预付款保函（Vorauszahlungsbürgschaft）。除了极个别例外，绝大部分供应商都要求在签合同时即付30%或以上的预付款。万一我们支付了预付款，供应商尚未把我们订购的机器设备生产出来就破产了，我们无法追回预付款，岂非吃大亏？因此，供应商必需提供预付款保函，如供应商未能履约或未能全部按照合同规定使用预付款时，则担保银行负责返还保函规定金额的预付款。
2）罚金（Pönale）。如果供应商无法按照约定的期限交货，我们则没有足够的机器设备进行生产，从而遭受经济损失，因此十有必要在合同中规定如果供应商逾期交货的话必须交纳多少罚金。一般来说，罚金不能超过合同总金额的5%。我们的惯例是每逾期一周交纳1%，在尚未结算的款项中抵扣。如果逾期是由不可抗力（Höhere Gewalt）造成的，供应商免责，但供应商必须提供相关的证明。
3）技术文件（Technische Unterlagen）。具体内容包括供应商必须交付哪些技术文件，以何种语言、何种形式、在何时何地提交，技术文件必须符合哪些法律法规等。
4）保修期限（Verjährung der Mängelansprüche）。保修期限通常是从设备验收工作完成时开始计算的。我们的要求是三班制运转60个月，但从经验上来看，绝大多数供应商都很难做到，30个月甚至24个月则比较现实。保修期内一旦机器设备出现故障，我们要求供应商24小时内到达现场，两个星期内排除故障。如果两个星期内故障无法排除，我们有权利撤消合同(即退货)。合同也应当规定，一旦出现退货的情况，供应商必须返还多少的货款。
5）维修责任保函（Mängelhaftungsbürgschaft）。在机器设备进入保修期后，机器设备出现故障时，有可能发生供应商不愿或不能维修或更换的情况。为了避免这种情况给我们造成损失、保障我们应有的权益，我们往往要求供应商提供维修责任保函，对其在保修期内的行为进行约束，使其良好履行保修义务。 保函规定金额一般是合同总金额的5%到10%。保修期结束后保函自动失效。
6）合同更改（Änderungen nach Auftragserteilung）。具体内容包括合同签定后，在什么情况下允许更改，哪些更改涉及合同金额，更改如何被确认等。
7）裁判管辖地（Gerichtsstand）。在合同执行的过程中，如果出现法律纠纷、争议，应当由何地的法院处理以及判决？如果供应商也在德国，就只有两种可能：我们公司所在地的法院或供应商所在地的法院。这种情况下我们一般要求供应商同意由我们公司所在地的法院解决争端。如果供应商不在德国，一般交给瑞士商会仲裁院依照《瑞士国际仲裁规则》以仲裁方式解决。
以上的5个步骤就把机器设备的采购工作搞定了，签定合同、支付预付款后，下面的步骤是属于机器设备验收方面的内容了。
第六步.做FAT(Factory Acceptance Test，工厂验收测试)
具体做法是我方派出名技术人员到机器设备生产企业或供应商处验收其文件、图纸、主要设备部件、仪表、设备运行情况、功能等方面的情况，并形成具体的FAT文件。其主要目的是再次确认是否符合URS(用户需求说明书)文件。
第七步.做SAT(Site Acceptance Test，现场验收测试)
具体是指机器设备被送到用户现场后进行的验收测试。其目的是确认该设备在运输过程中是否遭到破坏以及该设备是否适合在现场环境中安装、调试、运行等。
第八步.验证(DQ、IQ、OQ、PQ)，并开具验证合格证书
现在，我们已经把设备安装到了现场，应该说是完成了其验收工作。但是，未经验证的设备是不能投入使用的，所以还应经过验证并合格后才算是把设备验收工作完成。
这里主要做的验证是DQ(设计确认)、IQ(安装确认)、OQ(运行确认)、PQ(性能确认)。
DQ(设计确认)
确认内容包括：
1）设备的规格、参数、技术指标
2）设备的生产方式、能力与适用性
3）设备的结构、材质、外观、制造工艺性、噪音、传动机构、辅助系统、润滑系统、安全系统、运行性能等
4）电气和控制功能，含调速、显示、连锁保护、操作系统、安全警报、联机性等
5）对环境和设施与工艺的配套性
6）易清洗、易灭菌、易操作、不污染等性能
IQ(安装确认)：
通过产品安装后,确认设备的安装符合设计及安装规范要求，确认设备的随即文件（产品图纸、备品清单、仪表校准等）以及附件齐全。
确认内容包括：
1）检查随机文件与附件齐全
A．设备原始文件资料（使用说明书、购买合同、操作手册、合格证书、装箱单等）
B．图纸索引（安装及地基基础图、电气原理图、备件明细、易损件图）
C．设备清单（安装位置、设备编号、备品备件存放地一览表）
D．相关配套系统（压缩空气、真空气体、水质与供水、蒸汽、制冷等）
E．润滑位置表和仪器仪表安装一览表（仪器清单、安装位置、编号、生产厂家、校验、校准周期）等。
2）依据设备安装图的要求，检查以下几个方面：
A．检查设备的安装位置和空间能否满足生产和方便维修的需要。
B．检查外接工艺管道是否符合匹配和满足要求。
C．检查外接电源。
D．检查主要零件的才质。
E．检查设备的完整性和其他问题。
OQ(运行确认)：
通过空载或负载运行试验，检查和测试设备运行技术参数计运转性能，通过记录并以文件形式证实设备的能力。
确认内容包括:
1）运行前检查，如电源电压、安全接地、仪器仪表、过滤器、控制元件及其它需运行前检查
2）验证用测试仪器仪表的确认
3）设备运转确认，依据产品标准和设备使用说明书，在空载的情况下,对空负荷运转状态、运转控制、运转密封、噪声等项确认
4）设备操作控制程序确认
5）机械及电气安全性能确认
6）设备各项技术指标确认
PQ(性能确认)：
在制药工艺技术知道下进行工业性负载试生产，也可用模拟试验的方法，确认机器设备运行的可靠性和对生产的适应性。在试验过程中通过观察、记录、取样检测，搜集及分析数据验证机器设备在完成制药工艺过程中达到预期目的。
确认内容包括：
1）在负载运行下产品性能的确认
2）生产能力与工艺指标确认
3）安全性确认
4）控制准确性确认
5）药品质量指标确认（包括药品内在质量、外观质量、包装质量等）
6）设备在负载运行下的挑战性试验
若验证通过，则表明机器设备符合我们最初设定的要求(URS文件)，能够满足我们日常生产(或检验)的要求。验证合格证书被批准后，机器设备就可以投入使用。这样验收工作就全部完成了。
简略介绍一下公司的背景及采购部门的组成：
所属行业：医疗技术及制药
所在地：德国西部
员工总数：约4万
公司没有独立的采购部门。在四个不同的职能部门之下设立了四个采购办公室。在管理上比较混乱：
战略采购(Strategischer Einkauf)：隶属物流部，负责采购生产原料和包装材料
执行采购(Operativer Einkauf)：隶属生产部，负责采购生产车间所需的零配件和易损件
IT采购(IT Einkauf)：隶属IT部，负责采购办公电子产品、软件、软件升级、服务器及其维护
技术采购(Technischer Einkauf)：隶属工程技术部，负责采购生产设备、仓储设备、大型机器、建筑工程、实验仪器、运输设备、办公设备
每个采购办公室都有领导(Leiter)、采购员(Einkäufer)、办事员(Sachbearbeiter)。采购员和办事员的比例约为1比2。采购员的主要任务是商务谈判、决策分析和签定合同，办事员的主要任务是写订单、审核销售确认书和发票。 |
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发表于 2013-2-1 15:50
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