书写工作邮件中,7个应该避免的错误
邮件是日常生活、尤其是工作中,最常用来进行沟通的方式之一。所以,在书写工作邮件的时候,也要注意避免犯以下7个错误。1. 不需要强调重要性的时候,却强调了邮件的重要性
比如在邮件前面加上了“wichtig!”,但是对方打开后却发现并不是什么非常急迫的事情。如果类似的事件发生了过多次,那么下次这样的题目便不会再引起对方的重视。
2. 大写的标题
这会让人感觉写信人在怒吼,非常不礼貌。特别是在没有紧急情况下使用完全大写的标题,会让人感到非常的不快。
3. 过度随意
比如对收件人没有称呼,不注意书写格式,使用表情符号,不注意排版,使用不同寻常的缩写,等等。如果对方是位比较传统和严肃的人的话,这样的邮件就很不礼貌。当然也不能过度死板,就像设置的自动回复一样。并且在取邮件标题的时候,也不能使用„Hallo“ 或者是 „Zur Information“ 这样随意和不正式的标题。
4. 未经同意下,擅自转发给第三人
尤其是在邮件内容涉及一些隐私和机密的时候,这种做法 „cc” 导致的后果有可能将非常严重。如果是使用„Bcc” 这种方式的话,后果有可能会更加严重。如果是希望告知第三方某些内容,而这样的内容又不能出现在谈话中的时候,也应该是单独重新发送一份邮件,而不是用„Bcc” 这样的方式。
5. 发邮件的时间和回邮件的时间
如果是工作邮件,当然要在工作时间内发送。如果客户在凌晨三点受到一封工作邮件,不仅不会认为对方工作努力,还很有可能认为对方在骚扰自己。
如果是回邮件的话,也应该尽量在收到到邮件后的48小时内对此进行回复。
6. 透露过多的个人信息
比如在邮件后面的签名档,虽然应该提到一些有关个人信息的内容,但是不用过多,更不要长篇大论,否则只会适得其反。
7. 格式问题
字体:推荐用Arial、Calibri 或者是 Times New Roman,大小为10或12。
段落:每一个段落都不要过长,最好按照层次和逻辑将邮件分成一个一个简短的段落。
注意拼写规范和标点符号的正确使用。
在结尾别忘了使用礼貌的用语,比如 “bitte”, „danke” 和 „freundliche Grüße”,等等。
因为每个人平均阅读一份邮件只会用1到3分钟,一份邮件应该尽量做到言简意赅和一目了然。
来源:德文媒体 +1 不好我犯了一个了
会被开掉吗
好怕怕的样子也
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